一、为保证学院日常工作的正常运转，提高会议室的使用效率，特制定本管理办法。学院集中管理的会议室包括以下房间：

1.第一会议室：行政楼218室；

2.第二会议室：行政楼108室；

3.行政楼接待室：行政楼302室；

4.活动中心接待室：西大活205室；

5.多媒体阶梯教室：阶梯教室303室。

二、会议室、接待室只供学院举行各种会议、举办各种活动和对外接待使用。多媒体阶梯教室用于举行教学研讨、学术交流、讲座报告等使用。综合办公室负责组织管理工作，各会议室根据实际需要向各部门开放。

三、实行会议预约制度。提前 2 天向综合办公室提出申请预约登记，以便合理安排使用。若部门预定的会议室与学院临时性重要会议发生冲突时，以全院性会议为先。

四、院级会议和接待要求有专人负责引领、招待。

五、非与会人员不得随意进入接待室、会议室。

六、保证会议室的清洁、卫生。禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮水瓶等。使用部门工作人员要及时整理、清扫会议室、接待室，保持清洁环境。

七、爱护会议室、接待室设施。不得随意移动会议室的家具、设备、物品，未经申请不得使用及调试多媒体设备。

八、会议结束后，会议室使用部门须到综合办公室办理交接手续。

九、对于不按规定要求使用会议室的部门，综合办公室有权提出批评，甚至限制其再次使用会议室。