燕山大学里仁学院公文处理实施细则  

第一章总则

第一条为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，现根据《中国共产党机关公文处理条例》(中办发[1996]14号)和《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)，结合学院实际，制定本实施细则。

第二条公文是传达党和国家的路线、方针、政策，发布法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要工具。公文处理是机关工作的重要组成部分，认真做好公文处理工作是加强领导、提高机关工作质量和效率的重要环节之一。各级党政领导和公文处理人员必须重视和认真做好公文处理工作，使之更好地为学院的改革和发展服务。

第三条公文处理的主要任务是：公文的起草、校核、签发和印制，公文的办理和传递，公文的管理，公文的立卷与归档，公文保密等。

第四条学院综合办公室是公文处理的管理机构，主管党政机关并负责指导下级机关的公文处理工作。各系、各部门均应有人负责公文处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派、具备有关专业知识。

第五条公文处理应当坚持实事求是的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第二章公文种类

第六条学院党政机关公文种类大体包括：

（一）决议适用于经会议讨论通过的重要决策事项（限于党务公文）。

（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

（三）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知适用于发布规章，任免和聘用干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位需要阅知或者共同执行的事项。

（五）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。

（六）请示适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

（八）批复适用于答复下级机关的请示事项。

（九）规定适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范(限于党务公文)。

（十）函适用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属管理的有关主管部门请求批准等。

（十一）会议纪要适用于记载会议主要精神和议定事项。

第三章公文格式

第七条公文一般由版头、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、主题词、抄报(送)机关等组成。

（一）版头我院公文版头的主要形式及适应范围：

1.“中共燕山大学里仁学院委员会”(上行文或平行文使用)；

2.“中共燕山大学里仁学院委员会文件”(下行文使用)；

3.“燕山大学里仁学院”(上行文或平行文使用)；

4.“燕山大学里仁学院文件”(下行文使用)；

5.“中共燕山大学里仁学院委员会(xxx)文件”(党委部门使用)；

6.“共青团燕山大学里仁学院委员会文件”(团委使用)；

7.“中国教育工会燕山大学里仁学院委员会文件”(工会使用)；

8.“燕山大学里仁学院系部文件”(各部门、各系使用)。

9.“燕山大学里仁学院学生处分(处理)决定书”(学生处分使用)

（二）发文编号几个单位联合发文，只注明主办单位的发文编号。

1.学院党政公文：

党委公文用“燕大里仁党字”；行政公文用“燕大里仁字”。

2.党群部门：

党委办公室………………………………………燕大里仁党办字

工会………………………………………燕大里仁工字

组宣部………………………………………燕大里仁组字

团委………………………………………燕大里仁团字

3.行政部门：

综合办公室………………………………………燕大里仁办字

人力资源部………………………………………燕大里仁人字

财务部………………………………………燕大里仁财字

教学质量与评估部………………………………燕大里仁教评字

教务部………………………………………燕大里仁教字

招生办公室………………………………………燕大里仁招字

学生工作部………………………………………燕大里仁学字

就业指导服务中心………………………………燕大里仁就字

学生生活管理办公室……………………………燕大里仁生字

基础教学一部……………………………………燕大里仁基一字

基础教学二部……………………………………燕大里仁基二字

专业教学部………………………………………燕大里仁专教字

图文信息中心……………………………………燕大里仁图字

实验中心…………………………………………燕大里仁实字

机械工程系………………………………………燕大里仁机械字

电气工程系………………………………………燕大里仁电气字

电子工程系………………………………………燕大里仁电子字

建筑与环境化学工程系…………………………燕大里仁建环字

经济管理系………………………………………燕大里仁经管字

文法外语系………………………………………燕大里仁文法字

以上单位的发文字号，由学院综合办公室负责编制、管理，发文前报综合办公室审核。

4.各系党政的发文字号，一般由学院代字和系名称的第一个字组成，如机械工程系编为“燕大里仁机字”。各系未经授权，不得以公文形式对外行文。

5.暂行规定中没有发文编号的单位，未经授权，不得以公文形式对内对外行文。

（三）标题标题要简明、确切、一目了然，由发文单位、事由和文种3个部分组成。如“中共燕山大学里仁学院委员会关于加强学生思想政治工作的通知”，发文单位是“中共燕山大学里仁学院委员会”，事由是“加强学生思想政治工作”，文种是“通知”。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（四）主送和抄报(送) 根据文件的内容，主送单位一般写在正文前面，抄送单位写在文件的末尾，单位应当使用全称或规范简称、统称。

（五）附件附件是文件的重要组成部分。如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（六）署款与用印　发文单位(全称)应署在正文后的右下方，与正文及其附件名称之间留出适当距离。公文除会议纪要外应加盖印章，印章盖在发文单位署款及发文日期上。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，由联合发文单位加盖印章。有单位名称的特定格式的文件，可不署款。

（七）发文日期要紧接发文单位署名下方。会议通过的文件，以通过日期为准，领导签发的文件，以主签领导签发日期为准。

（八）主题词　按上级机关的要求和《公文主题词表》标注。

（九）印制版记　由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。

第八条公文用纸一般采用国际标准A4( 210mm x 297mm)，文字自左至右横写，纸张四周空出白边不小于 20 毫米 ，在左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第九条行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。

第十条学院党委、行政根据职权范围，可以代表学院分别向上级机关、下级机关及不相隶属的有关主管部门和单位行文。涉及学院行政工作的重大事项，院党委可与行政联合行文。院党委、行政一般不与其它院级机构联合行文。

第十一条党办、院办根据学院党委、行政的授权，可以分别向上级主管机关的办公室、不相隶属的有关主管部门和单位、系党总支和行政，以及院党委部门、行政部门和群团组织行文。涉及学院行政工作的重要事项，党办可与院办联合行文。党办、院办作为院党委、行政的办事机构，一般不与其他平行部门联合行文。

第十二条党委部门、行政部门在职权范围内，可以分别向上级机关的业务部门、不相隶属的有关主管部门和单位就一般业务问题行文；可以向系的相关部门行文，但不得对系党总支、行政发布指示性公文。部门之间有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。同级部门之间必要时可以联合行文。

第十三条院党委、行政部门根据职权范围，可以分别向院党委部门、行政部门及下属单位行文。

第十四条各单位、各部门下设机构如需行文，一般由其依托的单位或部门行文；重要的事项，经院党政领导授权可由党办、院办行文。

第十五条向上级机关行文，应当主送一个上级机关或上级领导，如需其他相关机关阅知，可以抄送。一般不得多头呈报或越级行文，因特殊情况需越级行文时，应同时抄送被越过的上级机关。向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

第五章院内公文报送

第十六条院内需报送的公文，应由各单位、各部门主要负责人签发并加盖公章后按组织系统逐级报送，不得越级。无特殊情况越级上报的公文，学院不予处理，也不回复。

第十七条凡按职责应由学院有关职能部门解决的问题，各单位应当与归口部门联系解决，不必向学院请示。学院各职能部门对自己职责范围内的事情，要认真研究，尽职尽责地去解决。确需学院解决的问题，职能部门要事先提出具体意见后报送学院综合办公室，由综合办公室转呈院领导。

第十八条如需几个部门共同解决的请示事项，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自答复或处理，若有分歧而不能解决，如实写明各自意见，报送学院办公室。凡未经职能部门或职能部门未提出意见的公文，学院不予处理。

第十九条除特殊情况外，院内公文一般由综合办公室呈送主管校领导，不要同时呈送其他院领导，以免重复批示。主管院领导视情况可向书记或院长请示进一步处理意见。

第二十条凡经由综合办公室转办的公文，必须严格登记，注明有关情况，以备催办、督办。

第二十一条为提高工作效率，加快内部请示类公文周转。凡属职能部门可直接处理的问题，应在一周内答复请示单位；需报院领导决定的，也应在一周内交综合办公室转呈主管院领导批示，主管院领导批示后再由综合办公室转至职能部门。

第六章公文处理

第二十二条收文、分文院党委和行政、院长的收文，由综合办公室公文处理人员签收登记。收文登记后，公文处理人员应根据来文内容和阅读范围分文，贴上“文件批办单”，交由综合办公室负责人提出阅办意见，需几个单位会同办理时，应确定主办单位，并及时送交有关领导或有关单位阅批或办理。领导阅批后，应及时将文件退回办公室，由公文处理人员送承办单位或组织传阅。

第二十三条承办、催办任何单位或个人接到承办文件或经院领导批示后由综合办公室转送相关职能部门的请示，应按照文件要求和领导批示，认真负责，迅速办理，不得推诿敷衍，拖延积压。公文处理人员对经办的文件或请示，要及时催办，并将检查办理情况及时汇报，以防漏压误事。个别问题因特殊情况，职能部门不能及时处理的，也应及时向转送和请示单位说明原因。

第二十四条翻印、转发“三密”(绝密、机密、秘密)文件学院一般不翻印、转发“三密”文件，非“三密”文件应经有关领导或办公室负责人同意，并由综合办公室统一印发。未经批准，任何单位和个人不得自行翻印、转发。

第二十五条起草各单位、各部门要求以院党委、学院名义发文或批转本单位文件时，应拟出文稿和批语稿。重要的公文，单位领导要亲自起草或主持起草。起草公文要注意：

（一）主题突出，观点鲜明，条理清晰，文字精炼，讲究语法修辞，正确实用标点符号。

（二）引用上级指示，使用人名、地点、数字和有关材料，要核对准确，出处要写具体、清楚，年月日要具体而完整，如“2003年”不能写成“03年”。

（三）应当使用国际法定计量单位。

（四）公文中的数字，除成文日期、部分结构、层次序号和作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

（五）结构层次序数，第一层用“一、”，第二层用“(一)”，第三层用“1、”，第四层用“(1)”。

（六）起草公文，首页一律使用公文拟稿纸，用钢笔、碳素笔或毛笔书写，不得用铅笔、圆珠笔，字迹要工整清楚。

（七）所拟公文，如系上级机关交办或有关单位来文要去办理的事项，应将来文附后，以便审核。

第二十六条核稿、签发文稿拟就后，主办部门或系领导要认真审查，严格把关。审查的重点是：

（一）是否需要行文，以什么名义行文。

（二）内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令，是否符合学院或本单位情况，同上级和学院以前的规定有无矛盾。

（三）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。

（四）涉及其他部门或单位的问题是否经过协商取得一致。

（五）公文格式、结构是否符合规定，主抄送单位、密级是否恰当，文字表达是否准确、简练等。

对不符合要求的文稿应提出意见，退回修改或与拟稿人共同修改。公文内容涉及几个业务部门的，主办部门或单位应送请有关部门领导会签。

以院党委、学院名义发出的公文，经主办和有关部门领导审核签署后，应于要求发出至少1天前分别送交办公室复核，再由办公室送呈有关领导签发。业务性的专项问题，由主管该项工作的院领导签发；综合性的、重大的问题，由院党委书记或院长签发。属于日常工作的条例性的问题，可由办公室负责人根据授权签发。各单位发文，由本单位主要领导签发。签发要署全名，注明时间，不得用圆珠笔或铅笔。

第二十七条缮印、发文以院党委名义发出的公文，由党委办公室公文处理人员统一登记、编号、印制、发出；以学院名义发出的公文，由办公室公文处理人员统一登记、编号、印制、发出；以党政机关名义发出的公文，要求于发出前两天，由该单位公文处理人员送办公室登记、编号，安排印制，印好后，由该单位负责装订、发出；以系、部名义发出的公文和各单位对内外联系的便函，统一由各系、部按照公文格式及有关规定缮印、发出。为避免错漏，公文校对一律由拟稿人负责。发出的公文要履行登记签收手续。

第二十八条立卷、归档各单位的公文，一律由本单位公文处理人员保管、立卷，并定期交综合档案室归档。

各单位公文处理人员应将办理、传阅完毕的公文，参加会议带回传达后的公文，按其来源和性质分别进行整理、编目。属于党政方面和办公室送去的，及时退交办公室；属于本单位印制的公文及时送交综合档案室，至少每半年进行一次归档，单位和个人不得保存应该归档的公文。综合办公室应将经手处理和本单位产生的公文，分类立卷，每年向综合档案室移交一次，当年的公文应于次年第一季度整理归档完毕。

干部调动时应将保存的公文经由所在单位公文处理人员送交综合档案室。

第七章附录

第二十九条本细则由综合办公室负责解释。

第三十条本细则自发布之日起施行。