燕山大学里仁学院档案管理办法(暂行)  

第一章总则

第一条为了加强对我院档案的管理工作，更好的为学院各项工作和社会服务。根据《高等学校档案管理办法》，结合我院实际情况，特制定本办法。

第二条我院的各类档案是指学院在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条学院全部档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第四条档案工作是学院建设的重要基础工作之一，是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志，也是学院评估的重要内容之一。学院要加强对档案工作的领导和管理，必须把档案工作纳入发展规划和工作计划，纳入各部门的议事日程和管理制度，纳入有关人员的岗位职责范围。

第二章管理体制和基本任务

第五条学院档案工作受上级有关部门的指导、监督与检查。学院由一名院级领导分管档案工作。

第六条学院设综合档案室，隶属于综合办公室，由综合办公室主任兼管。综合档案室既是学院档案工作的职能管理部门，又是保管和开展提供利用档案的机构。

第七条学院各系、各部门的负责人作为本部门档案工作直接负责人，并配备一名兼职档案人员具体负责档案工作。各归档单位的档案工作在学院综合档案室的指导下进行。

第八条综合档案室的基本任务：

（一）贯彻执行国家档案工作的政策、法规，负责全院档案工作规划和建设。

（二）结合学院实际情况，制定学院的档案工作计划、工作制度，定期做好总结。

（三）负责收集、整理、鉴定、保管、统计学院各类档案及有关资料。

（四）健全学院档案工作网络，负责全院兼职档案人员的业务指导、监督和培训。

（五）保守档案秘密，确保档案安全，维护档案的完整、准确和系统。做好“防火、防盗、防虫、防鼠、防强光及温湿度控制”等档案实体的保护工作，最大限度地延长档案寿命。

（六）积极开展档案的开发利用工作，办理档案的借用与阅览，编辑档案参考资料，编制检索工具，开展档案信息化建设。

（七）搞好档案的统计工作。

（八）完成学院领导交办的其他任务。

第三章文件材料的积累和归档

第九条学院实行文件材料形成部门收集、整理归档制度。各部门兼职档案员应当按照《燕山大学里仁学院各部门文件材料归档范围及保管期限暂行规定》和《燕山大学里仁学院文件材料立卷归档流程》，将本部门的文件材料进行收集、整理、鉴定、排列，装入袋、盒内，以便按规定编写移交目录向档案室移交。在移交档案时，要填写《案卷移交目录》，一式两份，交接双方签字备查。

第十条凡需归档的文件材料，必须遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，便于保管利用的原则，进行系统整理、编写件号和页号，填写归档文件目录表及备考表。

第十一条归档的文件材料应质地优良，书绘工整，字迹、图样清晰；一般采用钢笔或碳素笔书写，打印文件采用油墨印刷，黑色激光打印字迹，不得用易褪色、易变质的材料书写；不能有金属装订物。

第十二条归档时间要求：

各部门严格按照纸质品档案、电子档案、声像档案、实物档案同时归档的要求，进行集中归档。

（一）党政机关和能按年度归档的部门将文件材料在次年4月底以前归档；

（二）教学部门和能按学年度归档的部门将文件材料在次学年开学后2个月内归档。  

第十三条个人在其从事教学、科研和党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按规定移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

第十四条学院综合档案室要注意向社会征集与本院有关的各种档案和文献资料。

第四章档案管理

第十五条学院综合档案室对档案进行分类、编号和排列。做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。

第十六条档案室对保管期限已满的档案要按有关规定进行鉴定、处理，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十七条综合档案室要健全各项规章制度，编制必要的检索工具为档案利用者提供服务。

第十八条学院综合档案室所保存的档案，主要供本院利用，如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经综合办公室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及学院重大问题或党和国家秘密，须经院领导批准。

第十九条档案室人员要熟悉库藏，热情、周到、细致、耐心的提供利用、服务，当好领导和有关部门的助手和参谋。要发挥档案的信息功能，提高其社会效益和经济效益。

第二十条加强档案编研工作，根据学院和社会需要，有计划地对档案资料进行研究整理，为教学、科研与领导决策提供有价值的参考资料。

第二十一条开展档案学术理论研究，积极参加各种档案学术团体活动，努力提高学术水平。

第二十二条学院综合档案室应做到办公室、阅览室、库房三室分开。档案管理人员做好档案库房安全工作。库房应具有现代化管理设施，要切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等工作。

第五章考核与奖惩

第二十三条综合档案室应建立检查、考核和评估制度。考评工作在主管院长领导下由档案室负责实施。对于在档案工作中做出突出贡献的专、兼职档案工作人员，由学院给予表彰和奖励。对不按时归档的单位和个人，学院将提出批评。对拖延时间较长，影响档案室工作正常进行的，通报全院，年终不能评为先进。

第二十四条对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，因玩忽职守造成档案损失或失密、泄密的有关领导和个人，根据情节轻重，依照有关规定，由学院给予行政处罚；构成犯罪的由司法部门依法追究刑事责任。

第六章附则

第二十五条本办法由学院综合档案室负责解释。

第二十六条本办法自发布之日起施行。