燕山大学里仁学院学生档案管理办法(试行)  

第一章总则

第一条为了加强学生档案管理工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为社会选拔人才服务，根据《中华人民共和国档案法》和相关法规，结合本院实际，特制定本管理办法。

第二条学生档案，也可称为学生学籍档案，是指本院在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。主要包括学生在各个学习阶段中的学籍、成绩、健康、考核、毕业等各种登记表，党组织材料，奖惩材料等。

第三条学生档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全，有利于学生档案的利用。

第四条学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据，是高校档案的重要组成部分。

第五条学生档案工作应纳入学生管理部门和相关职能部门的管理制度、工作计划以及工作人员的职责范围。在布置、检查、总结本部门工作的同时，要布置、检查、总结学生档案工作。

第二章管理体制和职责

第六条学院综合档案室作为学生档案管理部门，负责组织开展学院学生档案各项业务工作，其职责是：

（一）保管国家计划内招生的学生档案；  

（二）接收学生档案材料；

（三）鉴别学生档案材料；

（四）办理学生档案查阅、借阅和转递；

（五）为有关部门提供学生情况；

（六）做好学生档案的安全、保密和保护工作；

（七）组织指导各系学生档案整理及归档工作；

（八）办理其它有关事项。

第七条各系确定一名档案工作联络员，负责传达学院档案工作要求，帮助解决学生档案工作中的实际困难。组织、督促本系辅导员按档案管理的要求，做好学生档案材料管理各项工作。

第八条每名辅导员均为兼职档案员，其职责是负责所管辖学生档案材料的收集、整理、归档和移交工作。

 

第三章档案材料的归档范围

第九条档案材料的归档范围：

（一）高中学籍档案，高考材料；

（二）学生登记表；

（三）毕业生登记表、就业报到证存档联、大学期间学习成绩单、学位认定表；

（四）党组织材料；

（五）奖惩材料。

第四章归档材料的要求

第十条归档材料必须注明学生所在系、年级、专业班级和学号。

第十一条归档材料必须是办理完毕的正式材料。

第十二条归档材料必须完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

第十三条归档材料必须手续完备，凡规定由组织审查盖章的，需有组织盖章；规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

第十四条学生档案材料属长期保存的材料，应选用质量较好的纸张。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

第十五条归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

第十六条综合档案室对不符合归档要求的档案材料，有权拒收或退还归档单位，并限期改正后归档。

第十七条综合档案室接到学生学籍变动通知书后及时做好档案转递、变更存址等事宜。学生专业分流由辅导员到综合档案室协助做好档案存址变更及核对工作。

第十八条任何单位和个人，均不得将不该归档的材料归入学生档案。

第五章档案移交和档案材料归档时间

第十九条各类新生档案均由各系辅导员收集齐全，并于新生入学后的两个月内，按学生分班名册向综合档案室移交。

第二十条大学阶段形成的各类学生档案材料，由各系辅导员收集、整理，于每年10月份向综合档案室移交归档上学年形成的材料。学生在校期间的处分材料由学生工作部于每学期末集中向综合档案室移交归档。

第二十一条毕业生档案材料归档、成批转递毕业生档案时，按第六章、第七章、第八章办理。

第六章毕业生档案集中归档

第二十二条集中归档材料：

（一）《国家学生体质健康标准》登记卡、学生登记表、毕业生登记表（应加盖各类学生主管部门的公章）；

（二）成绩单（应加盖教务部公章）；

（三）毕业生报到证存档联；

（四）学位认定表；

（五）党组织材料；

第二十三条对毕业生档案集中归档材料的要求：

（一）各系在档案材料送到综合档案室之前，应把每位毕业生的材料集中在一起（即将每位学生的多份材料装在一起）；

（二）将归档材料按专业、班次分开，并按学号的先后顺序依次排列；

（三）依照综合档案室的日程安排（在学生毕业派遣前通知），经档案室工作人员对归档材料审核无误后，再按要求将档案材料归入每个毕业生的档案袋中；

（四）将所缺材料以班为单位作好统计，列出明细清单，交综合档案室。

第七章学生档案的转递

第二十四条学生如遇转学、退学、出国及毕业等情况需办理档案转递事宜，转档一般通过机要部门转递或派专人（中共党员）送取，原则上不准邮寄或交本人（含亲属）自带。

第二十五条毕业前已落实就业单位或办理人事代理的毕业生的档案，在毕业离校两周后，依据协议书“档案转寄详细地址”栏所填信息，通过机要部门开始寄送。毕业生到就业单位或人事局报到一个月后（毕业当年7月底8月初），须到有关部门查收个人档案，未查收到档案的毕业生，应在毕业当年10月份以前与学院综合档案室联系查询事宜。避免因事隔久远，难以查清档案遗失的环节（机要文件查询期为一年）。

第二十六条毕业前未落实就业单位的毕业生，可填写《毕业生档案托管学校告知书》，在两年就业期内将档案免费托管在学院，但学院不能出具与存放档案无关的其他证明材料。

第二十七条毕业生在档案留校期间落实就业单位的，可凭《毕业生就业报到证》办理档案转递手续。

第二十八条就业期满，毕业生应及时办理档案转出手续。否则，学院将把档案转回毕业生《毕业生就业报到证》所开具的地点，并不再另行通知。

第二十九条转出学生档案时，不得扣留档案材料。

第八章考取研究生调取档案

第三十条毕业时要求将档案留校托管的往届毕业生考取研究生后，可凭调档函到学院综合档案室办理相关调档手续。

第三十一条应届毕业生考取研究生后，凭调档函到相应系登记备案，核实就业协议是否签订，再到综合档案室办理调档手续，调档函由综合档案室留存。提前调档的档案内容为现有材料。考取研究生的毕业生档案由各系统一整理密封，综合档案室统一寄送。

第三十二条档案采取机要邮寄或专人送达的方式。研究生复试调档，须在档案袋上标注考生姓名、原专业、报考院校及专业、考生编号等信息。

第三十三条凡考取研究生的同学，毕业前须将协议书和就业报到证交回各系，再由各系统一送交学院综合档案室。否则将不能按时转递档案。

第九章学生档案的利用

第三十四条查阅和借用档案，应遵守以下规定：

（一）查阅学生档案应经所在系的党组织批准，方可查阅；

（二）利用单位应联系学生辅导员到综合档案室查阅，学生不能查阅学生档案；

（三）学生档案一般不外借，如必须借出使用，需填写《学生档案借阅审批表》，经分管档案工作的领导批准后，方可借出，借出时间不得超过3天（含休息日）；借出档案不得擅自转借他人；借出档案组织有保管好档案、按时归还档案的责任；

（四）查阅和借用档案应严格履行登记手续；

（五）任何个人不得查阅或借用其直系亲属的学生档案；

（六）各系只能查阅本系的学生档案；

（七）借用和查阅学生档案的单位或个人不得擅自复制档案的内容，确因需要从档案中取证的，必须经档案负责人批准后，才能复制；

（八）查阅学生档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，对违反者，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》之相关规定处理。

第十章附则

第三十五条本办法由综合档案室负责解释。

第三十六条本办法自公布之日起施行。

 

燕山大学里仁学院

二○一一年三月二十八日