为进一步加强学院印章和介绍信管理，规范使用程序，提高工作水平，特制定本管理办法。

　 一、印信管理范围

　　办公室管理的印信包括：学院党委印章；学院行政印章和钢印；党委办公室、学院办公室印章；党委书记和院长签名章；学院党委介绍信；学院行政介绍信。

二、印章刻制

　　学院印章由上级主管部门刻制。学院各系、各部门印章需本单位提出书面申请，经学院领导审批后，由办公室到公安局指定部门刻制。印章刻好后由办公室验收并留下印签，经正式行文公布后方可使用；如果是更换印章，还要将原印章缴回保存。

三、印章规格

　　印章规格一般为：圆形，党委印章中间为镰刀斧头，行政印章中间为五星；外环机构法定名称。印章直径按上级有关规定执行。

四、印信管理使用的基本要求

　　(一)印章的颁发、启用必须正式行文。

　　(二)用印要严格把关。需要加盖学院印章的公文、信函，要有院领导签发；印章不能携带外出，更不能开具盖有院印的空白介绍信。

　　(三)用印应端正清晰。印章一般应盖在公文、公函落款的机关名称和发文时间年、月，做到“齐年盖月”。

五、学院不同印章的使用管理暂行规定规定

　　(一)学院印章

1、以学院党委和行政名义印发的各类公文，须持由办公室核稿、书记（或院长）签发的发文稿笺，方可用印。

2、以学院名义向上级部门报送的各类报表、材料，须由经办人填写，部门负责人签属意见，主管院领导审批，方可用印。

3、毕业证书，须由教务部统一编号造册（并附名单），主任审核签字，主管院领导审批，方可用印。

4、有关学历证明、聘书等用印，须由有关业务部门审核，院领导批准，方可用印。

5、凡以学院名义签署的协议书、合同书，须由经办单位领导签字，学院法律顾问审核，院长审批，方可用印。

6、申报科研项目、科研成果、自然基金，专利申请等，须由教研部审核，主管院领导审批，方可用印。

7、因公、因私出国的职工须由组织部门审核，主管出国政审工作的院领导审批，方可用印。

办理边境通行证的教工或学生，须由本人提出申请。教工由所在单位主管领导同意，人事部门审核，主管人事工作的院领导审批，方可用印；学生由所在系党总支书记同意，学生管理部领导审核，主管学生工作的院领导审批，方可用印。

办理涉外事项如需加盖学院印章的，须由院长审批，方可用印。

8、以学院名义办理银行贷款，须由财务部门负责贷款的工作人员办理，财务部门领导签署意见，主管院领导审批，方可用印。

(二)钢印

学院钢印仅限于加盖工作证、学生证、毕业证等有关证件使用，应由主管部门出示用印凭证（应注明用印事由、加盖证件总数并附名单同时加盖部门印章），方可加盖钢印。

(三)院领导签名章

院领导签名章属公务印章，按学院印章有关规定使用。

(四)证明或介绍信

1、办理证件挂失手续的教工或学生，应出示所在部门（系）出据证明信，到办公室换信并办理用印。

2、需持学院证明或介绍信对外办理及联系工作的人员，应出示所在部门出具的证明信或介绍信，到办公室换信并办理用印。

(五)其他特殊情况用印或开据信函，须由部门负责人签署意见，院领导或办公室主任批准签字，方可办理。

(六)以上除院领导签发的公文用印外，其他用印均按学院印章有关规定执行，并认真填写《燕山大学里仁学院用印审批表》。